При ведении бизнеса между партнерами может возникнуть необходимость в деловой переписке. Если Ваш партнер российское предприятие, то тут нет особых проблем. Но если Вы сотрудничаете или находитесь в деловых отношениях с зарубежной компанией, которая, как правило, использует английский язык для международной переписки, то может оказаться, что написать правильное деловое письмо на английском не такая уж простая задача. Поскольку Вы являетесь иностранцами для англоязычной публики и не знаете их менталитета, культуры, обычаев, структуры английского письма, то чтобы не наделать досадных ошибок, необходимо предварительно узнать, как правильно составить деловое письмо на английском. В этой статье вы сможете узнать, как это сделать правильно. Вас ждет пошаговое рассмотрение с примерами, после чего деловая переписка на английском не должна вызывать у Вас особых проблем.

Как написать письмо по английски?

Первое на что следует обратить внимание при написании английского делового письма, это то, что очень важно использовать грамотные и корректные фразы. На протяжении всего письма необходимо использовать вежливый тон. В письме рекомендуется быть консервативным. Предложения в письме должны быть короткими и четкими.

Структура или формат английского делового письма довольно простая. В первом параграфе следует упомянуть причину, по которой вы пишите письмо. В этом же параграфе так же можно представиться. В последующих параграфах вы раскрываете тему письма, указанную в первом параграфе. Последний параграф должен подводить итог и содержать заключительное предложение.

Необходимо сразу исключить характерные для большинства людей ошибки при написании английского письма. Ими являются:

-пропуск апострофа в глаголах. Например: пишут wont вместо won’t;

-нежелательно использовать слова can и can’t. Вместо них лучше применять could и cannot;

-необходимо следить за тем, чтобы при перечислении в предложениях стояли запятые.

Адрес в английском деловом письме

Адрес отправителя (свой адрес)

В английском письме собственный адрес должен располагаться в верхней левой части листа. Некоторые компании и организации предпочитают размещать название компании и логотип по середине в верхней части листа. Необходимо отметить, что если Вы написали адрес слева, то и последующая дата пишется слева, если же вы выбрали вариант расположения адреса по центру, то последующую дату следует располагать справа.

 Образец адреса отправителя:

Для частного лица:

Bill Brown (имя и фамилия)

52 Prettystreet (номер дома и название улицы)

London, DD 105 (город и почтовый индекс)

The United Kingdom (страна)

По желанию можно так же написать адрес электронной почты, вебсайт, номер телефона. Если письмо отправляется организацией, то вместо имени и фамилии указывают название этой организации.

Адрес получателя делового английского письма:

Адрес получателя располагается слева ниже адреса отправителя.

Пример:

Mr. John Evans (Господину (госпоже) имя и фамилия)

27 Mainstreet (номер дома и название улицы)

Brighton, LK 208 (город и почтовый индекс)

East Sussex (графство)

United Kingdom (страна)

 

Дата в английском письме

Дата располагается слева сразу же после адреса получателя. Первая буква в названии месяца всегда пишется с заглавной буквы. Между названием месяца и годом ставится запятая.

Образец написания даты в английском деловом письме:

19 September, 2012 (19 сентября 2012 года)

 

Начало делового письма на английском

В английском деловом письме очень важно правильно использовать обращение к получателю письма. Необходимо принять во внимание, что к замужним женщинам обращаются Mrs (мисиз, госпожа), а к незамужним – Miss (мис). Если семейное положение женщины неизвестно, то можно обратиться в письме Ms (миз). Кроме того, в британском английском точка после Mr или Miss не ставится, тогда как в американском английском – ставится. Возможные варианты обращений: Mr (господин), Dr (доктор), Mrs (мисиз, госпожа), Miss (мис), Ms (миз). Так же необходимо помнить, что академические обращения не обязательно соответствуют обращениям, принятым в некоторых странах.

 

Приветствие в английском деловом письме

Для приветствия вначале английского делового письма почти всегда используют Dear (уважаемый). Когда известно имя получателя письма, необходимо использовать его полное имя.

 Примеры приветствий:

Dear Mr. Foster, (Уважаемый господин Фостер)

Dear Professor Foster, (Уважаемый профессор Фостер)

Dear Dr. Foster, (Уважаемый доктор Фостер)

Dear Donald Foster, (Уважаемый Дональд Фостер)

Dear Ms. Foster, (Уважаемая миз Фостер)

Если имя получателя неизвестно, то используется двойное обращение: Dear Sir / Madam,.

Если в письме обращаются к абстрактной личности, то можно использовать следующие приветствия:

 Dear Customer, (Дорогой Клиент)

Dear Student, (Дорогой Студент)

Dear Resident, (Дорогой Житель)

Dear All, (Дорогие)

После приветствия идет начальное предложение.

Примеры начальных предложений:

 I am writing to enquire about…, (Я пишу, чтобы поинтересоваться о …)

Thank you for your letter regarding the … (Спасибо за Ваше письмо относительно…)

With reference to your letter of 20 December, we… (Касательно Вашего письма от 20 декабря, мы …)

In reply to your letter of…, we (В ответ на ваше письмо…, мы)

We are writing in response to…, (Мы пишем в ответ на…,)

Последний параграф завершается с использованием заключительного предложения. Обычно в заключительном предложении повторяется основная мысль письма или планируется будущая встреча. Так же необходимо ясно дать понять, каких действий вы ждете от получателя корреспонденции.

Примеры заключительных предложений:

We await your reply with interest, (Мы ждем Вашего ответа с интересом,)

We look forward to building a strong business relationship in the future, (Мы надеемся построить прочные деловые отношения в будущем,)

Once again, we apologies for any inconvenience, (Еще раз, мы приносим извинения за любое неудобство,)

We look forward to seeing you, (Мы ждем встречи с Вами,)

We look forward to the meeting on the 4th of November, (4-го ноября мы с нетерпением ждем встречи,)

Once again, we are terribly sorry for taking up so much of your time, (Еще раз, глубоко сожалеем о том, что отняли так много Вашего времени,)

Once again, thanks for your attention and your valuable time, (Еще раз, спасибо за Ваше внимание и Ваше драгоценное время,)

We look forward to hearing from you, (Мы надеемся на получение от Вас ответа,)

Подпись в деловом английском письме

Деловые письма необходимо подписывать и английское письмо здесь не исключение. Когда имя получателя письма неизвестно и письмо начиналось с фраз: Dear Sir …, Dear Madam …, Dear Sir or Madam …, в подписи используется фраза Yours faithfully, (Искренне Ваш).

Когда получатель известен, а письмо начиналось с фраз: Dear Mr Hanson …, Dear Mrs Hanson …, Dear Miss Hanson …, Dear Ms Hanson …, в подписи используется фраза Yours sincerely, (Искренне Ваш).

После фразы «Искренне Ваш», на следующей строчке ставится собственноручная подпись, ниже пишется имя и фамилия, должность.

Образец делового письма на английском

В следующей статье читайте о том, как написать деловое-письмо жалобу на английском.